Nu beurzen, evenementen en zelfs sportwedstrijden worden afgelast, is het onmogelijk geworden om grote groepen geïnteresseerden bij elkaar te brengen. Om de geplande persconferentie rondom een productlancering of aanstelling van een nieuw toppersoon door te laten gaan, kun je feitelijk maar twee dingen doen: uitstellen of online hosten. Wij kiezen voor het laatste. Jij ook?
De voordelen van een online persconferentie
Een virtuele persconferentie is goedkoper, je bent niet afhankelijk van een dure fysieke locatie, je kunt razendsnel een groot publiek bereiken en elke gastspreker uitnodigen die je wilt. Daarnaast is een online persconferentie de perfecte manier om data te verzamelen. Wie weet willen we na het beëindigen van de social distancing maatregelen op 1 juni jl. niet meer anders! Lees wel eerst de volgende 7 tips, voordat je de uitnodiging voor een virtuele persconferentie verstuurt.
Tip 1: Zorg voor 100% werkende techniek
Er zijn veel verschillende goede tools om video calls mee te hosten. Welke je kiest maakt niet uit, zolang het maar werkt. Dat geldt voor de streaming tool, je internetnetwerk, microfoons en camera’s. Zorg er ook voor dat je alternatieven hebt, mocht er onverhoopt iets uitvallen. En vergeet ter voorbereiding de testronde niet, zodat je stipt kunt beginnen op de geplande datum en tijd waarop deelnemers voor je klaarzitten.
Tip 2: Stel gedragsregels op
Om de persconferentie overzichtelijk te houden, is het belangrijk om bij de start een aantal huisregels te communiceren en plenair door te nemen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle deelnemers op mute staan, behalve als zij iets willen vragen. Of spreek tekens af waarmee deelnemers kunnen aangeven dat ze een vraag willen stellen, zoals bijvoorbeeld via chat. Zo voorkom je huilende baby’s en slurpende koffiebekers op de achtergrond.
Tip 3: Keep it simple and stupid
Maak een agenda, deel deze en houd je aan deze agenda. Mensen hebben een korte spanningsboog, maar eenmaal achter de computer zijn zij nog sneller dan anders afgeleid. Zorg daarom dat je efficiënt met tijd omgaat door het slechts te houden bij je key messages. Daarnaast is een duidelijke agenda behulpzaam, zodat kijkers op ieder moment weer kunnen aanhaken.
Tip 4: Zorg voor de juiste branding en uitstraling
Het is een luxe dat je een persconferentie nu uit je luie stoel kunt voorzitten, maar het is beter om voor een strategische locatie te kiezen in plaats van je slaapkamer of keukentafel. Zorg er bijvoorbeeld voor dat het bedrijfslogo op de achtergrond in beeld is. Tip: Als dit niet lukt, kun je bij sommige programma’s (zoals Zoom) zelf een achtergrond instellen.
Tip 5: Houd de online persconferentie interactief
Om ervoor te zorgen dat je hetzelfde interactieve netwerkgevoel hebt als bij een face to face persconferentie dien je te zorgen voor een sfeer die uitnodigt tot het stellen van vragen. Alleen het openen van een chatfunctie is niet voldoende, je moet interactie stimuleren omdat deelnemers anders niet van hun mute stand afgaan. Vraag tijdens de livesessie dus op meerdere momenten om te participeren door naar meningen te vragen en te verifiëren of datgene wat gepresenteerd is ook duidelijk is.
Tip 6: Zorg voor support tijdens de sessie
Terwijl jij je op je presentatie richt, is het belangrijk dat je assistentie hebt van iemand die de vragen van het publiek in de gaten houdt en in beeld brengt. Net als in een face-to-face setting, kun je misschien niet alle vragen live direct beantwoorden. Wees daarom voor, tijdens en na de online persconferentie bereikbaar om alle geïnteresseerden te woord te staan. Koppel na je persconferentie elke journalist aan de juiste expert en stuur een korte enquête waarin je vraagt om een evaluatiecijfer. Zo toon je niet alleen betrokkenheid en respect voor hun deelname, maar heb je direct verbeterpunten voor je volgende online persconferentie.
Tip 7: Een goede voorbereiding is het halve werk
Misschien een open deur, maar bereid je goed voor. Ook al ben je een doorgewinterde spreker die al tientallen persconferenties heeft voorgezeten; neem de tijd om te oefenen! Alleen zo ontdek je of de techniek werkt, je verhaal binnen de tijd past en jouw boodschappen ook in een online setting overkomen. Een goede voorbereiding betekent ook dat je al van tevoren hebt nagedacht over vragen die je zou kunnen krijgen. Want het is zeer professioneel als je tijdens de online persconferentie de meeste vragen direct kunt beantwoorden en met een blij gevoel de online persconferentie verlaten.
Succes met het hosten van jouw online persconferentie!
